NGUYÊN TẮC GIÚP BẠN QUẢN LÝ THỜI GIAN CỰC HIỆU QUẢ
📽️
(01) Nguyên tắc số 1: Xác định mục tiêu
1. Xác định rõ những mục tiêu.
2. Xây dựng thói quen viết ra giấy mục tiêu và kế hoạch.
3. Tự ấn định thời hạn hoàn thành các mục tiêu.
4. Liệt kê tất cả những việc cần làm, các phương án để đạt được những mục tiêu đề ra.
5. Biến những việc cần làm thành các kế hoạch hành động cụ thể.
6. Hành động quyết liệt, thực hiện những việc trong kế hoạch hành động.
7. Tự cam kết hoàn thành nhiệm vụ đã đề ra.
(02) Nguyên tắc số 2: Lập kế hoạch làm việc
– Kế hoạch làm việc: tổng quát, hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày.
– Chúng ta phải phân chia một công việc lớn thành nhiều việc nhỏ, đơn giản, sau đó sắp xếp thứ tự ưu tiên và xác định thời hạn cụ thể.
– Thời điểm tốt nhất để lên kế hoạch làm việc hàng ngày là vào buổi tối, trước khi đi ngủ. Khi ấy, tiềm thức của chúng ta sẽ gợi ý các phương hướng thực hiện từng phần việc trong bảng danh sách đó: Đừng bao giờ bắt đầu một ngày mới khi vẫn chưa có bản kế hoạch trên giấy.
Dành 10% thời gian để lên kế hoạch và tổ chức công việc trước khi bắt tay vào thực hiện giúp chúng ta sử dụng 90% thời gian còn lại hiệu quả hơn.
(03) Nguyên tắc số 3: Vận dụng quy tắc Pareto 80/20
Quy tắc 80/20 – bất cứ việc gì cũng đều được quyết định từ 20% việc quan trọng và 80% đa số nhưng ít quan trọng hơn. Hãy xác định những nhiệm vụ hàng đầu trọng yếu chiếm khoảng 20% nhưng quyết định đến 80% thành quả.
(04) Nguyên tắc số 4: Tiên liệu kết quả cuối cùng
Suy nghĩ về hậu quả giúp chúng ta dự đoán, xác định được mức độ quan trọng của một hành động hay một nhiệm vụ, khiến chúng ta có thêm động lực, bởi vì không ai muốn mình thất bại cả. Khi bạn có cái nhìn dài hạn, bạn sẽ kịp thời nhận ra những gì cần điều chỉnh
(05) Nguyên tắc số 5: Sử dụng ma trận quản lý thời gian
Ma trận quản lý thời gian là kỹ thuật lựa chọn mục tiêu theo trình tự ưu tiên:
I – QUAN TRỌNG + KHẨN CẤP
Đây là những việc mang tính ngắn hạn, bạn không thể không làm ngay lập tức. Nếu bạn không làm ngay những việc này thì chắc chắn bạn sẽ “thất bại” toàn tập. Ví dụ như đến hạn chót của một công việc nào đó, bài thi ngày mai, hàn gắn một mối quan hệ vừa mới đổ vỡ…
II – QUAN TRỌNG + KHÔNG KHẨN CẤP
Những việc mang tính chiến lược, dài hạn và quan trọng sẽ được xếp vào nhóm II. Đó có thể là lên kế hoạch của tuần, tháng, năm… học hỏi, rèn luyện thể lực, xây dựng và củng cố mối quan hệ… Những việc này có thể không có được kết quả ngay nhưng nếu xét về lâu dài thì nó lại mang lại những lợi ích to lớn và bền vững. Hãy đầu tư phần nhiều thời gian vào nhóm công việc này.
III – KHẨN CẤP + KHÔNG QUAN TRỌNG
Những việc không quan trọng thì chắc chắn sẽ là những việc bạn không cần để tâm quá nhiều. Đó là những việc như trả lời điện thoại, mail, in nhắn… không cần thiết; sinh nhật, đám cưới của người bạn không thân thiết… Giải pháp cho bạn là hãy giao phó cho người khác và quan trọng là bạn phải giao phó cho đúng người.
IV – KHÔNG KHẨN CẤP + KHÔNG QUAN TRỌNG
Đây là những việc tối kỵ với những người thành công, những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không mang lại ý nghĩa, khác biệt gì lớn. Cách tốt nhất là bạn nên gạt bỏ nó. Cụ thể hơn là những việc như chơi game, lướt fb, xem phim… quá nhiều mà chẳng mang lại lợi ích nào. Nếu bạn làm chúng để thư giãn thì không có vấn đề gì, nhưng nếu bạn dành một giờ trở lên để làm nó và nói rằng đó là thư giãn thì bạn cần xem xét lại có phải bạn đang “thư giãn”.
(06) Nguyên tắc số 6: Tập trung vào các lĩnh vực trọng yếu
Ví dụ:
– Công việc trọng yếu của một viên chức quản lý là lập kế hoạch, sắp xếp tổ chức nguồn nhân lực, phân công nhiệm vụ, giám sát hoạt động, đánh giá kết quả và lập báo cáo.
– Công việc của học sinh, sinh viên là làm bài tập, đọc sách, tham gia hoạt động của trường lớp, câu lạc bộ…
– Công việc của một nhân viên bán hàng gồm có: xác định khách hàng tiềm năng, tiếp cận khách hàng, xây dựng mối quan hệ và sự tin tưởng, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, giới thiệu thuyết phục sản phẩm hay dịch vụ, giải đáp thắc mắc, phục vụ khách hàng…
Tự đánh giá bản thân: bạn có thể dùng sơ đồ SWOT để đánh giá bản thân và áp dụng các chiến lược đó.
(07) Nguyên tắc số 7: Tập trung tạo hiệu quả
Hãy trả lời 3 câu hỏi:
1. Hoạt động nào của tôi có giá trị nhất?
2. Công việc nào chỉ mình tôi thực hiện để hoàn thành xuất sắc và thực sự tạo ra sự khác biệt?
3. Công việc nào tốt nhất cho thời gian của tôi?
(08) Nguyên tắc số 8: Chuẩn bị đầy đủ trước khi bắt đầu
Để vượt qua trạng thái trì hoãn để đạt hiệu quả cao, chúng ta cần phải chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng cho công việc trước khi bắt đầu.
Hãy dọn dẹp bàn làm việc, không gian phòng làm việc, chuẩn bị đầy đủ mọi “vật liệu” cho công việc của mình, ngồi vào bàn và bắt đầu cho đến khi công việc hoàn tất: Không chuẩn bị là chuẩn bị cho sự thất bại.
(09) Nguyên tắc số 9: Luôn sẵn sàng bằng cách học hỏi và hoàn thiện kỹ năng
Nguyên nhân khiến chúng ta trì hoãn những công việc trọng yếu chính là cảm giác thiếu tự tin, không đủ năng lực để có thể hoàn thành công việc một cách xuất sắc, sợ thất bại… Vì thế chúng ta phải không ngừng học hỏi để nâng cao kiến thức, sự hiểu biết và không ngừng rèn luyện kỹ năng. Khi học nhiều, hiểu nhiều, kỹ năng được nâng cao, chúng ta sẽ cảm thấy tự tin hơn, làm việc say mê hơn và đạt được nhiều thành quả hơn.
(10) Nguyên tắc số 10: Chuyên tâm với từng công việc
Chu trình “bắt đầu công việc rồi dừng lại, lại bắt đầu và dừng lần nữa” có thể làm lãng phí thời gian của chúng ta trong việc tạo dựng lại động lực, lấy lại quán tính… cho đến khi đạt được tiến độ cần thiết.
Các nghiên cứu cho thấy việc dừng công việc rồi bắt đầu lại có thể tiêu tốn thời gian lên đến năm lần so với việc chúng ta hoàn toàn chuyên tâm vào công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi thành công.
Khi hình thành tinh thần kỷ luật bản thân để chuyên tâm làm việc không ngừng nghỉ trên một nhiệm vụ duy nhất, chúng ta có nhiều cơ hội đạt được mức làm việc hiệu quả sớm nhất, và khi đó chúng ta có thể hoàn thành những công việc khó khăn với chất lượng cao và trong thời gian ngắn nhất.
